The work outside the system
管理会社の仕事は、システムの外にも残っています。
受付が散らばる
入居者からの電話、メール、LINE。修繕依頼の入口が一つではない。
判断と連絡が続く
物件・オーナーごとの確認、業者選定、見積のやり取りがメールや電話に残る。
完了後もつなぐ
写真、請求、精算、オーナー報告まで、案件の後半ほど情報が分かれやすい。
入居者電話メールLINE
↓
管理会社物件管理Excelメール電話
↓
オーナー・協力業者承認写真見積請求
Keep what works
今のシステムで残したいものは残す。足りないものは作る。
既存の物件管理・家賃管理・契約管理を一律に置き換えるのではなく、現在の仕組みと困りごとを確認して設計します。
現在のシステム
→残したい物件管理 ／ 家賃管理 ／ 契約管理
不満修繕管理が弱い ／ オーナー承認が別 ／ 業者連絡が電話
欲しい現場進捗 ／ 写真 ／ 請求連携 ／ 独自承認
Allevo残したい機能＋改善した機能＋新しい機能
Repair, end to end
修繕対応を、受付から精算までつなげる。
条件を提示し、不足情報を知らせ、正しい確認先へ回すところをシステムで支援します。承認、例外判断、最終確定は人が行います。
- 入居者
- 修繕依頼
- 物件・部屋特定
- 内容・写真
- 緊急度
- 管理会社ルール
- 必要なら
オーナー承認 - 業者選定・発注
- 現場対応
- 写真・作業内容・費用
- 完了
- 管理会社確認
- 請求・精算
- オーナー報告
Rules by owner and property
同じ修繕でも、オーナーや物件が違えば処理も変わる。
金額、指定業者、緊急時の扱い、必要写真など、会社ごとのルールを条件として仕組みに反映できます。
Aオーナー
- 5万円未満：管理会社で対応
- 5万円以上：オーナー確認
- 指定業者なし
Bオーナー
- 金額に関係なく全件確認
- 指定業者あり
- 工事前写真必須
C物件
- 夜間水漏れは緊急対応
- 翌営業日に責任者確認
- 必要な記録を残す
上記は仕組みを説明するための例です。実際の条件・判断者・帳票は会社ごとに確認します。
Vendor coordination
「あの修繕、どうなった？」を減らす。
業者の受領、日程、作業、報告、請求まで、管理会社が状況を確認しやすい案件の流れを作ります。
- 未手配
- 業者依頼済み
- 業者受領
- 日程調整中
- 作業予定
- 作業中
- 完了
- 報告確認
- 請求待ち
- 精算完了
Connected field work
協力業者もAllevoなら、現場の情報まで直接つながる。
取引データを連携↕発注・進捗・現場報告・請求
協力業者に管理会社用ポータルを強制するのではありません。協力業者には協力業者自身の仕事に合う仕組みがあり、必要な取引データだけをつなぐ考え方です。
Flexible connections
Allevoを使っていない協力業者とも、方法を考える。
業者に合わせた入口
専用URL、簡易Web画面、Webフォーム、API、CSV、メールなど、技術・契約上可能な方法を個別に検討します。
より深い連携もできる
取引先もAllevoを利用している場合は、それぞれの業務に合う画面を保ったまま、発注・進捗・報告・請求の連携を検討できます。
会社ごとのシステムが、取引先のシステムともつながる。
会社が相手のシステムに合わせるのではなく、システム同士を仕事に合わせてつなぐ、という考え方です。
Vendor PWA
業者側も、現場で必要な操作だけ。
9:41今日の現場●
○○マンション 203号室
業者が入力した情報を、管理会社側の案件へ反映。
現場の開始、写真、使用部材、追加作業、完了などを、必要な範囲で管理会社の案件情報につなげます。何を反映するかは、双方の仕事の流れを確認して決めます。
Exception management
管理側は、問題のある案件を優先して確認。
本日の修繕案件 32
正常進行 26
要確認 6
要確認
- オーナー承認待ち3日
- 業者未手配
- 施工後写真不足
- 見積超過
- 追加工事未承認
- 完了連絡未実施
- 請求未処理
要確認案件を目立たせて確認負担を減らしながら、最終的な確認主体は人に置く設計です。
Billing and owner reporting
修繕完了から、請求・精算までつなげる。
業者側現場実績↓請求ドラフト↓人が確認↓請求
→管理会社請求受領↓修繕案件と照合↓確認↓支払・オーナー精算候補↓オーナー報告
会計上・契約上の最終確定は人が行います。修繕理由、写真、作業内容、費用、承認履歴を、オーナーごとの報告書ドラフトへ反映することも検討できます。
Not a fixed SaaS
既製システムに、仕事を合わせる必要はありません。
| 一般的な賃貸管理SaaS | Allevo |
|---|---|
| 製品の機能構成 | 現在の業務から設計 |
| 決められた画面 | 画面自体を個別設計 |
| 設定可能範囲で対応 | オーナー・物件別ルールを検討 |
| 標準承認フロー・標準帳票 | 独自承認・独自帳票にも対応を検討 |
| 協力会社用ポータル | 協力会社自身のAllevoとも接続を検討 |
| 機能追加はベンダー側 | 実装可能なら個別機能追加を検討 |
既存SaaSの方が適している部分は残す考え方です。連携や追加機能は、技術・契約・外部サービス仕様を確認して判断します。
Security
大切な情報を扱うから、セキュリティを後付けにしない。
入居者情報オーナー情報物件情報修繕写真契約・請求情報
HTTPS、入力制御、必要なアクセス制御、バックアップなど、扱う情報と業務に合わせた安全な運用を考えます。案件ごとに必要な権限設計も確認します。